BADAN Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Tarakan melaksanakan sosialisasi Sistem Administrasi Retensi Arsip dan Alih Dokumen Digital Sejak Awal (SI ARSIP ANDAL) serta pelatihan penggunaan media penyimpanan File Fusion, Rabu (30/4) pekan lalu.
Kegiatan ini bertujuan meningkatkan pengelolaan arsip yang tertib dan sesuai peraturan. Pelaksana Tugas (Plt) Kepala Sekretariat Bawaslu Tarakan, Rahmat Nur mengatakan, kegiatan ini bertujuan mengelola, memelihara, dan merawat arsip. Sekaligus melaksanakan penyusutan berdasarkan jadwal retensi arsip yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
“Arsip Bawaslu menjadi sangat penting, salah satunya ketika terjadi sengketa hasil pemilu di Mahkamah Konstitusi (MK). Arsip perlu dikelola dan dipelihara dengan baik sejak awal,” jelas Rahmat, Minggu (4/5).
SI ARSIP ANDAL merupakan aplikasi digital yang dirancang untuk mendukung pengelolaan arsip secara sistematis. Dimulai dari penciptaan dokumen, pengklasifikasian, penataan, penyimpanan, hingga penetapan masa retensinya. Melalui sistem ini, setiap arsip sejak awal diketahui kapan masa aktif dan inaktifnya. Serta apakah dokumen bersifat permanen atau dapat dimusnahkan setelah masa simpan berakhir.
“Penataan arsip sejak awal akan memudahkan dalam menentukan langkah selanjutnya. Apakah arsip tersebut akan diteruskan ke lembaga arsip nasional atau diusulkan untuk dimusnahkan,” imbuhnya.
Rahmat menegaskan pentingnya kedisiplinan dalam menilai dan menyusun arsip sesuai masa retensinya. Ia berharap pengelolaan arsip di lingkungan Bawaslu Tarakan bisa lebih rapi, efisien, dan sesuai regulasi.
“Arsip yang sudah habis masa retensinya harus segera diusulkan untuk dimusnahkan agar tidak memenuhi rak penyimpanan. Kita harap tidak ada arsip yang menumpuk tanpa kejelasan,” pungkasnya. (kn-2)
